Nach der Beauftragung haben Daniel und Angelika die Abläufe in unserem Geschäft genauer unter die Lupe genommen. Dabei haben sie uns beim Arbeiten über die Schulter geschaut, einen Workshop mit dem Team organisiert und sich intensiv mit mir ausgetauscht. Es war Ihnen wichtig unsere täglichen Abläufe und Herausforderungen zu verstehen. Am Ende habe ich einen Bericht erhalten, der mir alle Digitalisierungsmöglichkeiten inklusive geschätzter Zeit- und Kostenersparnis aufgezeigt hat. Erfahren Sie hier, wie mir der Bericht die Augen geöffnet hat.

Einige Wochen nach der Potenzialanalyse habe ich Angelika und Daniel mit der Erstellung eines Konzeptes beauftragt. Die Dienstplanung musste besser werden! Ich selbst habe neben dem täglichen Geschäft leider nie die Zeit gefunden eine bessere Lösung zu finden.

Durch die vorherige Zusammenarbeit konnten Angelika und Daniel ein Konzept erstellen, dass genau zu uns gepasst hat. Darin beschrieben sie die Funktionen, die wir brauchen und schlugen uns vor, eine Softwarelösung anzustreben, die speziell für die Dienstplanung entwickelt wurde. Hier ein Auszug aus den benötigten Funktionen:

Das erstellte Konzept hatte mich überzeugt und ich entschied, dass es Zeit war, dass sich Daniel und Angelika auf die Suche nach einer passenden Software machen. Es war sehr befreiend, dass ich mich nicht selbst durch den Dschungel der Möglichkeiten kämpfen musste. Mein Ziel war klar: Die Dauer der Erstellung des Dienstplanes sollte auf ein Minimum reduziert werden, um die dadurch gewonnene Zeit besser zu nutzen.

Am Ende der Recherche erhielt ich ein Dokument, in dem drei Tools vorgestellt wurden, die besonders geeignet erschienen. Zu jedem gab es eine detaillierte Übersicht über die Kosten, die jeweiligen Vor- und Nachteile und wie ich die Programme testen kann. Besonders beruhigend fand ich, dass alle vorgeschlagenen Programme bereits hinsichtlich ihrer DSGVO-Konformität überprüft worden waren.

Nach meiner Entscheidung für ein bestimmtes Tool standen mir Angelika und Daniel tatkräftig zur Seite. Sie erklärten mir, wie ich mein Team anmelde, die Stundenanzahl der einzelnen MitarbeiterInnen eintrage und alle anderen wichtigen Funktionen.

Anfangs gab es natürlich viele Fragen von mir und meinem Team. Doch Angelika und Daniel waren stets zur Stelle, um uns weiterzuhelfen. „Hilfe zur Selbsthilfe“ stand hier immer im Mittelpunkt, damit wir in Zukunft nicht auf externe Unterstützung angewiesen sind.

Inzwischen kann ich mir nicht mehr vorstellen, die Dienstplanung so wie früher zu machen. Ich spare mir jetzt soviel Zeit, die ich für wichtigere Aufgaben nutzen kann. Dadurch bin ich im beruflichen Alltag deutlich effizienter geworden.