Unser Beitrag zu den EuroGames 2024

Im Herbst 2023 besuchten wir die Freiwilligenmesse im Wiener Rathaus und wurden dort auf die Eurogames aufmerksam, die Unterstützung im IT-Bereich suchten. Da wir neben den Vorbereitungen zur Firmengründung noch Kapazitäten hatten, entschieden wir uns, mitzuhelfen.

Ein Freiwilligenmanagement-Tool musste her

Nach einem ersten Kennenlernen mit dem Organisationsteam der EuroGames erfuhren wir, dass ein neues Tool zum Management von freiwilligen Helfern benötigt wurde, da das bisher verwendete nicht alle Anforderungen erfüllte. In einem intensiven Gespräch erarbeiteten wir die notwendigen Funktionen und erstellten formale Anforderungen. Diese dienten uns als Basis für eine strukturierte Checkliste, um Tools zu analysieren und zu bewerten.

Die wichtigsten Anforderungen auf einen Blick

• Selbstregistrierung der Freiwilligen und Anpassbarkeit der abgefragten Daten
• Kommunikationsmöglichkeiten über die Plattform, sowohl mit einzelnen als auch allen Freiwilligen
• Übersichtliche Darstellung der Sportveranstaltungen und selbstständige Anmeldung durch die Freiwilligen
• Übersichten für die Organisatoren, um zu sehen, wie viele Freiwillige für welche Veranstaltungen noch fehlen
• Diverse Export- und Filtermöglichkeiten

Die Suche nach dem perfekten Tool

Zu Beginn unserer Recherche sortierten wir nicht DSGVO-konforme Tools sofort aus. Neun Tools wurden in die engere Auswahl genommen und gründlich getestet. Dabei haben wir jedes Tool anhand unserer Checkliste evaluiert und die Ergebnisse in einer strukturierten Tabelle festgehalten. Auf diese Weise haben wir jedes Tool systematisch und transparent nach insgesamt 41 Kriterien bewertet. Die meisten Tools erfüllten die Anforderungen nur teilweise oder waren zu teuer. Nach unseren Recherchen und Tests war die Plattform von TeamKinetic der eindeutige Sieger. Der Funktionsumfang und das Preis-Leistungs-Verhältnis machten die Plattform zur besten Wahl für die Anforderungen und verfügbaren Ressourcen der EuroGames.

Inbetriebnahme und Feedback

Wir präsentierten unsere Ergebnisse und gaben eine klare Empfehlung ab. Kurz darauf organisierten die EuroGames einen Test mit Freiwilligen, um die Benutzerfreundlichkeit von TeamKinetic zu evaluieren. Wir waren bei diesem Test natürlich vor Ort dabei, um mit Rat und Tat zur Seite zu stehen. Die wichtigsten Fragen waren schnell geklärt und das Feedback positiv. Somit stand der Inbetriebnahme nichts mehr im Weg.

Fazit

Es war für uns überraschend, dass trotz der Vielzahl an Tools am Markt letztendlich nur ein einziges alle wichtigen Funktionen bereitstellt. Unsere Recherche hat uns einen guten Überblick über die bestehenden Lösungen bezüglich Event-, Schicht- und Freiwilligenplanungstools gegeben. Außerdem hat es Spaß gemacht, diese Aufgabe für die EuroGames zu übernehmen und so einen wichtigen Beitrag zum Erfolg des Events zu leisten! Wir bedanken uns herzlich bei den Organisatoren der EuroGames für diese Chance!